毎日30サイトへのログイン、もう手作業でなくていい。

取引先ごとのサイトにログインして、請求書や納品書を集める作業に追われていませんか。ある商社の事務部門が、その「当たり前」の作業を手放すまでの話です。

毎日繰り返していた、あの巡回作業

取引先は30社以上。それぞれ別々のサイトにID・パスワードでログインし、新しい請求書や納品書が出ていないかを確認し、あれば一つずつダウンロードしてフォルダに保存する。この作業を、毎日繰り返す。1社あたりは数分でも、30社分となれば、それだけで小一時間かかる。しかも「見落としていないか」「ログインし忘れていないか」という不安は、常につきまとっていた。

なぜ、この無駄はなくならないのか

取引先が増えるほど、確認しなければならないサイトの数も比例して増えていきます。ところがサイトの仕様は取引先ごとにバラバラで、統一されたやり方は存在しません。「人が一つずつ見て回る」以外に方法がないと思われがちですが、実際には——決まった手順を、決まったタイミングで繰り返す作業は、パソコンに任せられる典型的な無駄です。

必要だったのは、「巡回そのもの」を人の仕事から外すという発想でした。

変わったこと

毎日の巡回作業そのものがなくなりました。人が手を動かすのは、自動で保存されたファイルを確認するときだけ。「見落としていないか」という不安からも解放されています。

こんな心当たり、ありませんか

• 取引先ごとに、別々のサイトへログインしている
• 新しい帳票が出ていないか、毎回目視で確認している
• 確認漏れ・ダウンロード漏れが、いつも少し不安
• 取引先が増えるたび、この作業も比例して増えている