見積書を入れるだけで、毎月の売上と利益がわかるように。

今月いくら売れて、いくら残るのか。その数字を確かめるたびに、見積書を開いて集計していませんか。ある設備工事会社さまで、その集計作業をなくした実例です。

数字は、見積書の中にあるのに

受注の金額も仕入の金額も、すべて見積書に書かれています。ただ、それを月ごと・担当者ごとにまとめるには、見積書を1件ずつ開いて金額を拾い、表に写す作業が必要でした。

担当者ごとの受注や、まだ納期が決まっていない受注がいくらあるのか。知りたいときに、すぐには分からない状態でした。

なぜ、この手間はなくならないのか

新しい管理システムを入れると、今度は「システムへの入力」という作業が増えます。忙しい現場ほど入力は後回しになり、結局は元のやり方に戻ってしまいます。

そこで、担当者がいつも作っている見積書を、そのまま材料にすることにしました。

変わったこと

担当者のやることは「受注したら見積書をフォルダに入れる」だけ。納期が変わっても、見積書を直して保存し直せば、次に開いたとき自動でその月に移ります。数字をまとめる作業は、すべてアプリが引き受けています。

こんな心当たり、ありませんか

• 見積書から金額を拾って、売上の表を作っている
• 月末にならないと、今月の数字が分からない
• 担当者ごとの受注状況が、すぐに見えない
• 報告のたびに、集計表を作り直している