仕入先の見積PDFから、御見積書ができるように。

仕入先から届いた見積を、自社の見積書に写し直す。粗利をのせて計算し、PDFにしてメールを書く。毎回同じ手順のくり返しを、ある設備工事会社さまでなくした実例です。

見ながら、打ち直す

仕入先から届く見積はPDF。そこに書かれた品名・数量・単価を、自社の見積書に1行ずつ入力していました。

さらに、行ごとに粗利をのせた単価を計算し、PDFにして、宛先と件名を書いてメールに添付する。値引き交渉で出し直すたびに、計算からやり直しでした。

なぜ、この手間はなくならないのか

見積書はお客様に出す大切な書類なので、書式を変えたくない。仕上げは使い慣れたExcelで行いたい。この2つを守れる仕組みがなかったため、手作業が続いていました。

そこで、書式とExcelはそのままに、「読み取り・計算・PDF・メールの準備」だけを引き受ける仕組みにしました。

変わったこと

担当者は、できあがった見積書をExcelで確認・手直しして、送信ボタンを押すだけ。粗利率を書き替えれば単価もその場で入れ替わり、改訂版も同じ案件の中に残ります。

こんな心当たり、ありませんか

• 仕入先の見積を見ながら、見積書を打ち直している
• 行ごとに粗利をのせた単価を計算している
• 値引きのたびに、計算と見積書を作り直している
• PDF化とメール作成を、毎回手でやっている