設備工事会社さま
BEFORE月の売上や粗利を知るたびに、見積書を1件ずつ開いて金額を拾い、表にまとめていた。担当者ごとの数字や納期未定の受注は、すぐには分からなかった。
AFTER見積書を共有フォルダに入れるだけ。アプリを開けば、月ごとの売上・粗利・担当者ごとの数字が自動で並ぶ。
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制作実績｜設備工事会社さま見積書を入れるだけで、
制作実績｜設備工事会社さま
見積書を入れるだけで、
毎月の売上と利益が
わかる。
受注した見積書のExcelを、共有フォルダに入れるだけ。社長のパソコンでアプリを開けば、月ごとの売上・粗利・担当者ごとの数字が自動で集計されます。新しい入力作業は増やしていません。
課題
こんな手間が、ありました。
数字を知るのに、見積書を1件ずつ開く
今月いくら売れて、いくら残るのか。確かめるたびに見積書を開いて、Excelや電卓で集計し直す必要がありました。
担当者ごと・納期未定の受注が見えにくい
誰がどれだけ受注しているか、納期が決まっていない受注がいくらあるか。すぐには分からない状態でした。
報告のための資料づくり
月末や報告のたびに、集計表をあらためて作る手間がかかっていました。
仕組み
使い方の流れ
担当者
受注したら、見積書を共有フォルダへ
いつも作っている見積書のExcelを、そのまま「受注済」フォルダに入れるだけ。
共有フォルダ
インターネット上のフォルダに集まる
Googleドライブの共有フォルダに、担当者全員の受注が集まります。
社長のパソコン
アプリを開くだけで、自動で集計
取り込みも集計も自動。手入力はありません。社長自身の見積書は画面にドロップ。
できること
画面を開けば、ここまでできる。
月ごとの売上
納期の月で集計。年度の積み上げも右の列でひと目で分かります。
月ごとの粗利
見積書に書かれた仕入金額から、粗利と粗利率を自動で計算します。
担当者ごとの数字
ボタンひとつで、担当者ごとの数字に切り替わります。
納期未定の受注
まだ納期が決まっていない受注も、金額と一覧ですぐに確認できます。
納期が変わっても大丈夫
見積書の納期欄を直して保存し直すだけ。次に開いたとき、自動でその月に移ります。
PDFで印刷・報告
A4で印刷・PDF保存。月末の確認や報告資料がそのまま作れます。
作り方のポイント
新しい入力作業を、増やさない。
仕組みを入れても、現場の手間が増えては続きません。受注実績照会は、担当者がいつも作っている見積書をそのまま材料にしています。
担当者のやることは「見積書をフォルダに入れる」だけ。数字をまとめる作業は、すべてアプリが引き受けます。
担当者がやること
- 受注したら、見積書を「受注済」フォルダに入れる
- 納期が決まったら、見積書の納期欄を直して上書き保存
- 取消になったら、ファイルを「取消」フォルダへ移す
社長がやること
- アプリを開くだけで、いつでも最新の数字
- 月末などに、PDF出力で印刷して確認
導入事例
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