たとえば：見積から請求までを少人数で回す会社
BEFORE見積・注文書・納品書・請求書がばらばらのファイルに。請求漏れや入金確認の漏れは、人の記憶頼み。
AFTERすべてを案件でつなぎ、トップ画面の「今日やること」が請求漏れや未入金を自動で知らせる。
← 制作実績の一覧へ
制作実績｜見積〜請求の業務システム見積から請求まで、
制作実績｜見積〜請求の業務システム
見積から請求まで、
ひとつの流れで。
請求漏れは、
システムが先に気づく。
案件を中心に見積・受注・納品・請求・発注をつなぐ、業務の基盤です。トップ画面の「今日やること」が、請求漏れや未入金を自動で知らせます。
課題
こんな手間が、ありました。
書類がばらばらに散らばる
見積・注文書・納品書・請求書が、それぞれ別のファイルやフォルダに。ひとつの案件を追うのにも手間がかかります。
請求漏れ・入金確認漏れの不安
納品したのに請求していない、支払期日を過ぎても入金がない。人の記憶に頼ると、いつか漏れます。
案件ごとの利益が見えない
売上と仕入が別々に管理されていると、どの案件でいくら残ったのかが分かりません。
仕組み
使い方の流れ
見積
Excelで自由に作る
宛名・納期・条件が入ったExcelが開きます。レイアウトは自由。
受注
見積から受注を登録
客先の注文番号や注文書も、案件にまとめて保存。
納品
納品書を発行
受注の画面からそのまま納品書を作成し、PDFに。
請求
まとめて請求書に
未請求の納品を選んでまとめるだけ。振込先も自動で記載。
入金
期日を過ぎたら知らせる
支払期日は顧客の締め日から自動計算。遅れはトップ画面に出ます。
できること
画面を開けば、ここまでできる。
今日やること
画面を開くたびに自動で確認。請求漏れ・未入金・入荷未確認などを一覧で知らせます。
案件ごとの利益
売上・原価・利益を案件ごとに並べて、どこでいくら残ったかが分かります。
見積はExcelで自由に
見積書の中身はExcelで作成。システムはレイアウトに手を出しません。
支払期日を自動で計算
「20日締め翌月末」などの条件から、支払期日を自動で出します。
勝手に請求しない
月額契約の請求書も、確認してから発行。止めた契約に請求してしまう事故を防ぎます。
メールは下書きまで
請求書や見積書のPDFを添付したメールの下書きを、ボタンひとつで作ります。
作り方のポイント
書類も利益も、案件でつながる。
見積・受注・納品・請求・発注のすべてを「案件」につなげて管理します。ひとつの案件を開けば、関係する書類と利益がまとまって見えます。
請求書の発行など、お金が動く操作は必ず人が確認してから。気づくのはシステム、決めるのは人。その役割分担を大切にしています。
システムが気づくこと
- 納品したのに、請求していない
- 締め日を過ぎたのに、締めの請求がない
- 支払期日を過ぎた未入金
- 発注したのに、入荷が確認できていない
- 見積を出したまま、動きがない
導入イメージ